Pichilemu perdió parte de su historia. Miles de documentos de la municipalidad de Pichilemu se encuentran “destruidos, perdidos, estropeados”.
En respuesta a una solicitud por Ley de Transparencia —Ordinario 55, 14 de enero de 2015—, el alcalde Roberto Córdova Carreño, atribuye esta situación a “falta de recursos como para tener un archivo adecuado para restaurar y conservar la documentación que se ha generado a lo largo de los años en el Municipio”, “sumado al cambio de edificio consistorial que se produjo hace tres años aproximadamente, lo cual también ocasionó el desórden y pérdida involuntaria de documentación”.
A la mencionada respuesta adjunta fotografías del archivo, ubicado en el recinto ex internado en calle Carrera. El estado de la documentación es notoriamente caótica.
De hecho, una funcionaria municipal señaló que antes del cambio de edificio, hubo una inundación que dañó gran parte de la documentación municipal, lo que sumado al hecho de que “los ratones se hicieron un festín” con esos papeles, y la creencia de que podían tener “virus hanta”, debieron ser trasladados al mencionado recinto con una retroexcavadora.
“Sólo se encuentran en nuestros archivos la documentación del año 2010 a la fecha”, señala Córdova, en el Ordinario 1087 del 23 de diciembre de 2014.
La gran excepción serían las actas del concejo municipal desde diciembre de 1995 en adelante, así como aquellas redactadas entre febrero de 1967 y diciembre de 1972. Las actas del municipio de Pichilemu redactadas entre marzo de 1894 y abril de 1956 se encuentran resguardadas, en buen estado, en el Archivo Nacional, siendo ingresadas a esta institución el 23 de abril de 2012, según consta en Ordinario 528 de 24 de junio de 2013, del alcalde subrogante Jaime García Ramírez al conservador del Archivo Nacional Osvaldo Villaseca Reyes.
La pérdida de las actas municipales, de los períodos 1956-1966 y 1973-1995, así como de innumerables otros documentos, es realmente irresponsable, y no necesariamente fue producida por la actual administración.
Las actas municipales son los documentos más importantes de las municipalidades, y son un patrimonio irrecuperable. A través de ellas, los ciudadanos pueden conocer el desarrollo de la comuna, sus obras públicas, y los argumentos de las decisiones de sus representantes.
Amparo ante el Consejo para la Transparencia
Debido a la gravedad de los hechos, y por no facilitar el acceso a las actas supuestamente perdidas o destruidas, fue presentado un recurso de amparo ante el Consejo para la Transparencia, esgrimiendo diversos argumentos legales, que incluso han sido argumentos de resoluciones del ente estatal en casos similares.
La ley 18.845 prohibe la destrucción “de todo documento de valor histórico o cultural, aunque haya sido microcopiado o micrograbado”, por pertenecer a la administración pública.
Por otra parte, “la inexistencia de la documentación requerida […] no exime a los órganos de la Administración de la obligación de su entrega”, por lo que el municipio debió haber adoptado algunos criterios predispuestos para “justificar la no entrega de información en la inexistencia de la misma”, según explica el Consejo.
“Si el órgano administrativo ha destruido o expurgado la documentación […] aquel deberá comunicar esta circunstancia al solicitante, y entregarle copia del acto administrativo que dispuso la destrucción de los documentos solicitados y el acta respectiva”; “de no existir un acto administrativo que haya dispuesto la expurgación de los documentos pedidos, el órgano administrativo deberá agotar todos los medios a su disposición para encontrar la información solicitada, disponiendo la instrucción de sumarios administrativos y la aplicación de medidas disciplinarias, en caso que hubiera mérito para ello”; “el órgano administrativo requerido deberá realizar una búsqueda exhaustiva de la información solicitada, lo que deberá quedar debidamente acreditado por aquél en un acta elaborada al efecto”; “la alegación del órgano administrativo en torno a la inexistencia de información debe ser expuesta por éste de forma expresa, clara y específica […] indicando el motivo específico por el cual la información no obra en su poder”.
“Un elemento que exime de la obligación del órgano administrativo de fundamentar rigurosamente la falta de los antecedentes requeridos por un particular, es la ausencia de obligación de poseer la documentación solicitada, de conformidad con su competencia y el ordenamiento jurídico”, concluye el Consejo para la Transparencia.
El alcalde Córdova respondió al recurso de amparo argumentando que “no es posible hacer entrega” de las actas municipales “debido a que, desde que asumí la gestión, las Actas señaladas no están físicamente, desconozco exactamente cuál es el estado de ellas, no teniendo ninguna explicación del porqué [sic] no existen, ya que no hay un Acta de Expurgo”.
“Lamentablemente […] corresponde a una situación que escapa a mi voluntad como edil y como funcionario público”, afirma.
La autoridad comunal, con lo expuesto, no hizo entrega de acto administrativo en que dispone destrucción de documentos solicitados; tampoco queda claro si “agotó todos los medios a su disposición para encontrar la información solicitada”, ni si dispuso “la instrucción de sumarios administrativos y la aplicación de medidas disciplinarias”. De igual forma, Córdova tampoco hace entrega de un acta en que quede “debidamente acreditada” “una búsqueda exhaustiva de la información solicitada”.
Aunque la decisión final del Consejo para la Transparencia queda pendiente para las próximas semanas, según estipula el artículo 45 de la Ley de Acceso a la Información Pública, Córdova podría ser sancionado con multa de 20% a 50% de su remuneración, y si se negara a hacer entrega de la información de manera persistente, se le duplicará la multa y suspenderá del cargo temporalmente.
